Kada je firma prerasla Excel: 5 znakova da vam treba sistem

Excel je najkorišćeniji poslovni softver u Srbiji, i to sa dobrim razlogom: besplatan je u paketu koji već imate, svako zna osnove i za pet minuta napravite tabelu koja radi posao. Problem nastaje kasnije, kada firma poraste, a tabele ostanu.

Evo pet znakova da je taj trenutak stigao.

1. Isti podatak se unosi na više mesta

Porudžbina stigne mejlom, neko je prekuca u tabelu za magacin, pa u program za fakture, pa u izveštaj za direktora. Tri unosa, tri prilike za grešku, i tri verzije "istine" koje se razlikuju čim neko zaboravi jedan korak.

Kada se isti podatak unosi dvaput ili više puta, firma već plaća skriveni porez: u satima prekucavanja i u greškama koje se otkriju tek kod kupca.

2. Niko nije siguran koja je tabela "prava"

Zalihe_FINALNO_v3_novo.xlsx nije šala nego svakodnevica. Kada se tabele šalju mejlom i kopiraju po računarima, u firmi postoji onoliko verzija stanja koliko i zaposlenih. Odluke se donose na osnovu podataka koji su zastareli već u trenutku otvaranja fajla.

3. Odsustvo jedne osobe zaustavlja proces

Ako fakturisanje staje kada je koleginica koja "zna tabelu" na godišnjem, onda ne postoji proces nego osoba. Sistemi vrede upravo zato što proces rade istim redosledom svaki put, bez obzira ko je na poslu.

4. Izveštaj za direktora se pravi ceo dan

Kada priprema mesečnog pregleda prodaje ili zaliha znači pola dana kopiranja iz tri programa u četvrtu tabelu, to je znak da podaci postoje, ali ne razgovaraju. Povezani sistemi taj isti izveštaj prave sami, svaki dan, bez ičijeg vremena.

5. Rast firme znači više administracije, ne više posla

Najopasniji znak: svaki novi kupac ili proizvod donosi srazmerno više prekucavanja, provera i usklađivanja. Firma raste, a marža stoji, jer rast jede administracija.

Šta je sledeći korak: tri puta, ne jedan

Prerasti Excel ne znači automatski "kupiti ERP". Postoje tri puta, i izbor zavisi od procesa:

Povezivanje postojećih programa. Najčešće najisplativiji korak: programi koje već imate (ERP, program za fakture, tabele, mejl) povežu se da podatak putuje sam. Bez novih licenci i bez učenja novog softvera.

Uvođenje ERP ili gotovog rešenja. Kada procesi liče na ono što gotovi sistemi dobro rade (magacin, nabavka, finansije), pravi ERP uveden kako treba rešava problem trajno. Ključno je da izbor bude nezavisan, jer onaj ko vam prodaje licencu nije neutralan savetnik.

Alat po meri. Kada je proces zaista vaš (specifične kalkulacije, radni nalozi, način rada sa partnerima), mali alat napravljen oko procesa često košta manje od godina pretplate na sistem koji "skoro" odgovara.

Koji put je pravi za vašu firmu vidi se tek kada se procesi pogledaju izbliza. Upravo to radimo na besplatnoj proceni: za 30 minuta prolazimo kroz vaše procese i pokazujemo gde se gubi najviše vremena i koji od tri puta ima najbrži povraćaj.